Certificado Digital: conceito e para que serve

Certificado Digital: conceito e para que serve

A internet possibilitou a desmaterialização de processos burocráticos trazendo eficiência e economia. O certificado digital, por exemplo, viabilizou que processos e negócios pudessem ser executados no ambiente virtual, mesmo em áreas que exige segurança como a esfera pública. Em algumas situações, somente quem possui certificado pode realizar algumas solicitações.

Há pouco tempo a certificação digital tornou-se algo de grande importância para o acesso a determinados portais de órgãos governamentais, em especial os fiscalizadores e financeiros, tornando-se obrigatória para alguns tipos de empresas. Algo necessário para desprender mais segurança aos dados disponibilizados na rede. As vantagens são sensíveis, seja direta ou indiretamente.

Conheça mais sobre o conceito de certificação digital e quais são seus benefícios.

Certificado Digital: conceito

O que é certificado digital?

O certificado digital é uma assinatura que apresenta validade jurídica que confere maior proteção às transações eletrônicas e demais serviços dos meios digitais. Em linhas gerais, o certificado funciona da mesma forma que os documentos tradicionais, a exemplo do CPF e RG cuja apresentação é obrigatória em determinadas operações.

O certificado digital permite que indivíduos e empresas possam assinar digitalmente independente do local que esteja com mais agilidade. Trata-se de uma ferramenta a qual é atribuída validade jurídica aos arquivos impedindo que pessoas mal-intencionadas tenham acesso às informações eletrônicas.

É especialmente necessário por compreender a identidade da empresa no meio digital sendo indispensável sua aquisição no início das atividades. Ao abrir a empresa, o certificado permite o acesso a inúmeros serviços, como, o e-CAC – em que é possível solicitar registro da marca ou produto no INPI, além de emitir Nota Fiscal Eletrônica e etc. Sem ele, a empresa fica com restrições na Receita Federal, por exemplo.

Obrigatório para certas empresas

A Receita Federal, por meio de uma Instrução Normativa, indica que algumas empresas possuem a obrigatoriedade da utilização da certificação digital para a realização das suas atividades.

Principais certificados digitais

Existem mais de um certificado digital, dos quais é possível destacar:

1.e-CPF

Essa é a identidade digital a qual permite realizar operações na rede da mesma forma e com a mesma validade do CPF tradicional. O número de registro não é alterado. Possibilita o acesso ao Siscomex (Sistema Integrado de Comércio Exterior), SPED, e-CAC, consultar dados do imposto de renda e etc.

2.e-CNPJ

Esse é o certificado associado às empresas permitindo assinar digitalmente e transmitir dados de operações de Pessoa Jurídica. Por estar vinculado à Receita Federal somente é emitido ao representante legal da empresa. Possibilita a assinatura de contratos, declarações, acessar os serviços da Receita Federal, utilizar serviços como o SPED, SISREL, e-PET, ECD, e-DOC, CertJUS, PROUNI, eCNHsp – DETRAN, Conectividade Social ICP, entre outros serviços públicos e privados.

3.NF-e Nota Fiscal eletrônica

É o certificado que permite a emissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas. Não necessariamente é emitida ao representante legal podendo ser atribuída a um funcionário, desde que tenha uma procuração que o autorize. Também possibilita a emissão de CT-e, obtenção de GED e emissão de DANFE, entre outras operações.

Benefícios

As funcionalidades atribuídas ao certificado digital demonstram um avanço a diferentes setores. O contábil, por exemplo, ganha praticidade uma vez que o contador não precisa da assinatura do cliente para cada operação, nem ter que saber senhas de cada um deles.

Há um ganho de produtividade e maior eficiência na gestão de documentos como um todo. Principalmente, por não haver mais a necessidade da presença física de profissionais destinados às tarefas que, agora, são desempenhadas por sistemas. O que diminui as chances de erros e de perda de dados. Em situações hipotéticas, como incêndios, por exemplo, os documentos não se perderiam, já que se encontram no meio digital.

Mesmo os arquivos antigos podem ser digitalizados sem perder sua validade jurídica, desde os processos de homologação do órgão regulador sejam respeitados. Estamos falando de uma tecnologia totalmente integrável e automatizada, que garante o fluxo de trabalho.

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