Cuidados na gestão dos funcionários do condomínio

Cuidados na gestão dos funcionários do condomínio

Entre as atribuições do síndico, está a gestão dos funcionários que prestam serviços para o condomínio. Mesmo se for contratada uma empresa responsável pela manutenção, é importante ter o controle das atividades e de outros pontos que evitam problemas futuros. As dificuldades iniciam no momento da contratação, e podem acontecer na parte da tributação e no cotidiano das atividades relacionadas ao condomínio, como também na relação entre funcionários e moradores, o que demanda planejamento e desenvoltura por parte do síndico.

Para auxiliar o síndico nessas tarefas, preparamos este artigo que esclarece algumas dúvidas que podem surgir durante a gestão dos funcionários do condomínio. Acompanhe:

funcionários do condomínio

Contratação

Antes de tudo, é preciso avaliar a viabilidade de contratar um funcionário, fazendo uma análise do fluxo de caixa e do orçamento disponível. É bastante indicado que essa análise de viabilidade seja feita em conjunto com os moradores, em assembleia. Feito a análise, deve-se buscar profissionais no mercado ou encontrar uma empresa terceirizada, para então entrevistar os candidatos e avaliar suas aptidões, saber sobre seu temperamento, possibilidades de socialização, e outras informações importantes para o cargo. Entre os pontos a serem avaliados estão:

– Referências pessoais e de trabalho;
– Consultar se existem antecedentes criminais;
– Solicitar certidão negativa da Justiça do Trabalho;
– Analisar se o candidato possui as habilidades compatíveis com a função;
– Deixa claro que o período de experiência é de 45 dias, o qual pode ser prorrogado por mais 45;
– Apresentar o regulamento interno do condomínio e confirmar se o funcionário está disposto a respeitá-lo.

Veja mais dicas sobre contratação neste post: Como selecionar e contratar os prestadores de serviço nos condomínios?

 

Tributação

Em relação à tributação, os condomínios são tratados como empresas, sendo necessário o recolhimento de impostos e regras importantes, tanto para profissionais contratados diretamente quanto para uma prestadora terceirizada. Veja os pontos de destaque:

 

Empresa Terceirizada:

O síndico deve procurar saber sobre a idoneidade da empresa, seu registro, satisfação de outros clientes, enfim, analisar a empresa antes de contratá-la. Após feito isso, deve-se elaborar um contrato de prestação de serviços, tomando muito cuidado para que todos os pontos do contrato estejam de acordo com os interesses das duas partes envolvidas (condomínio e empresa terceirizada). Também é preciso se atentar aos itens:

– Há basicamente dois tipos de serviços: manutenções por contrato e por empreitada (com aplicação de mão de obra);
– Em ambos os casos, se as notas fiscais pagas chegarem à quantia de R$ 5.000,00, o condomínio precisa reter a título de contribuição ao PIS/COFINS/CSSL, 4,65%, do total da nota fiscal. A quantia é recolhida por meio de um DARF (Documento de Arrecadação Federal);
– As prestações de serviços por empreitada demandam também reter 11% sobre o total da nota fiscal ou recibo emitido, referentes à Retenção da Previdência Social. A quantia é recolhida por meio de GPS com o código 2631, emitida até o dia 2 do mês seguinte;
– Empresas prestadoras de serviço que optam pelo SIMPLES são isentas do recolhimento dos 4,65% de PIS/COFINS/CSSL, mas não do INSS;
– Deve ser elaborado um contrato de prestações de serviços;
– Solicite o número de registro no INSS do funcionário, os documentos pessoais e mantenha uma ficha com seus dados;
– O condomínio deve reter 11% do valor pago em função da contribuição para a Previdência Social – INSS e 20% sobre o total do valor pago, em função da contribuição patronal à Previdência Social por meio da Guia GPS;
– Dependendo da função, será necessário recolher o ISS. Consulte a obrigatoriedade no CCM – Cadastro de Contribuintes Municipais;
– Arquive todos os documentos e comprovantes de pagamentos referentes à contratação.

Profissional contratado pelo condomínio:

– Deve ser elaborado um contrato de prestações de serviços;
– Solicite o número de registro no INSS do funcionário, os documentos pessoais e mantenha uma ficha com seus dados;O condomínio deve reter 11% do valor pago em função da contribuição para a Previdência Social – INSS e 20% sobre o total do valor pago, em função da contribuição patronal à Previdência Social por meio da Guia GPS;
– Dependendo da função, será necessário recolher o ISS. Consulte a obrigatoriedade no CCM – Cadastro de Contribuintes Municipais;
– Arquive todos os documentos e comprovantes de pagamentos referentes à contratação.

Importante: Todas as despesas referentes ao processo de contratação, além do salário e pagamentos dos prestadores de serviço, devem ser registradas no fluxo de caixa do condomínio.

 

Gestão de conflitos

Apesar do condomínio ser um local mais informal do que uma empresa, o síndico deve seguir regras e fazer com que elas sejam cumpridas por todos. Ele não pode, por exemplo, deixar que moradores deem advertências ou broncas indevidamente aos funcionários do condomínio, ou pedir que façam tarefas alheias as suas funções nas suas unidades particulares. Dependendo da abordagem, o funcionário pode ver aquilo como assédio moral, o que pode gerar uma ação processual, penalizando o condomínio.

 

Veja alguns pontos de destaque:

– Nesse contexto, o síndico deve alertar os moradores e funcionários do condomínio quanto suas atribuições e limites, estipuladas na convenção e no regulamento interno do condomínio;
– Atribuir a um dos funcionários a função de chefia como a de encarregado;
– Orientar os funcionários do condomínio a indicar outros profissionais para reparos, quando solicitado pelo morador;
– Fomentar e orientar quanto à importância de uma convivência cordial;
– Orientar os funcionários e moradores a repassar ao síndico ou encarregado os problemas e comentários no interior do condomínio;

 

O síndico pode aproveitar das assembleias para enfatizar as regras de convivência entre moradores e funcionários, o que também vai ajudar a esclarecer as funções de cada um e também a prestação de contas. No cotidiano, estimule o clima cordial no condomínio e solicite sugestões para manter a harmonia e boa convivência. Deve-se recordar também, que o síndico sempre deve manter uma postura imparcial diante de qualquer conflito, deixando de lado relações pessoais e agindo de maneira justa e coerente, sempre amparado pelas regras do condomínio.

 

 

Gostou do artigo? Como você promove o bem-estar entre moradores e funcionários do condomínio? Conte pra gente pelos comentários.

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