5 dicas para ajudar o síndico a planejar o fluxo de caixa do condomínio

5 dicas para ajudar o síndico a planejar o fluxo de caixa do condomínio

Atualmente, é importante adotar ferramentas que possam auxiliar no dia a dia do síndico de condomínio. Uma delas é o fluxo de caixa, que facilita não só nas finanças, como também na gestão do condomínio como um todo. Com ele é possível saber exatamente quanto se paga pelas obrigações assumidas, os valores a serem recebidos e o saldo disponível para as despesas condominiais.

O gerenciamento financeiro do condomínio demanda planejamento, sobretudo para saber onde investir, economizar e quais cortes podem ser feitos nos gastos. Neste artigo, iremos mostrar a importância do fluxo de caixa do condomínio e também ensinaremos como se planejar para fazê-lo corretamente, além de oferecer uma planilha gratuita de gerenciamento de fluxo de caixa. Confira abaixo:

fluxo de caixa do condomínio

O que é o fluxo de caixa do condomínio?

Apesar de importante, a demonstração do fluxo de caixa é pouco utilizada pelos síndicos. Ela é um controle que ajuda na compreensão das movimentações das finanças (entradas e saídas) durante períodos pré-definidos, e desta forma é possível identificar sobras e faltas no caixa antecipadamente, permitindo o planejamento de determinadas ações, como melhorias na infraestrutura, aquisição de equipamentos, contratação de funcionários, entre outras. Também é fundamental para antever a falta de fundos para quitar compromissos, havendo, inclusive, a possibilidade de negociar ou se programar para os momentos em que houver disponibilidade de caixa.

Para que serve?

Além das possibilidades acima descritas, o fluxo de caixa do condomínio permite ao síndico verificar se o condomínio está atuando no vermelho ou no azul em relação a sua situação financeira, além de mostrar se há dinheiro em caixa para arcar com determinadas necessidades do condomínio naquele período ou se há necessidade de obter recursos externos, a exemplo dos empréstimos bancários.

Esse método também auxilia no planejamento dos pagamentos de funcionários e fornecedores de materiais de uso comum. Com ele é possível avaliar a possibilidade de realizar estes pagamentos antes de assumir compromissos e também avaliar se os valores recebidos pelo condomínio são suficientes para cobrir estes gastos, assim fica mais fácil determinar o momento adequado para efetuar obras ou aquisição de equipamentos, de acordo com os prazos de pagamento e a disponibilidade de recursos no caixa.

Veja agora as dicas para se planejar e criar o fluxo de caixa do seu condomínio:

1. Faça um registro detalhado

Geralmente, o fluxo de caixa é feito por meio de planilhas (veja ao final deste artigo o link para download grátis da planilha de gestão de fluxo de caixa), em que são especificados os valores recebidos da taxa condominial e outras fontes de renda, ou utilizando um sistema específico. Independente de como é feito, é importante levar em consideração o registro de custos fixos e variáveis, a receita em caixa e a receber, além dos diversos investimentos e retornos que o condomínio irá ter durante o período escolhido para o registro do fluxo de caixa.

Ao fazer o registro dos custos fixos e variáveis, informe corretamente todas as despesas referentes à limpeza da piscina e caixa d’água, dedetização, pagamento do seguro condomínio, recarga dos extintores, pagamento das contas de energia, água, telefone, salários de funcionários, entre outras. Tudo deve ser bem detalhado para evitar problemas posteriores. Também é importante listar benfeitorias com o cronograma de quando elas serão realizadas ao longo do ano.

Atente-se que nem todos os condomínios recebem integralmente de seus condôminos, portanto trabalhe com uma estimativa de 10% a 20% de inadimplência ou conforme a média dos meses anteriores. Caso o condomínio não tenha um histórico de inadimplência, use o percentual de 10%.

2. Crie um fundo de reserva

O fundo de reserva serve, entre outras situações, para arcar com despesas emergenciais ou imprevistas, garantindo o bom funcionamento do condomínio. Normalmente, ele representa uma alíquota que varia de 5% a 10% do valor total da taxa condominial paga pelos condôminos. Esta alíquota deve ser informada em assembléia e ser registrada na convenção do condomínio.

De acordo com o Código Civil, fica a cargo da convenção informar a alíquota estipulada e também qual será a destinação do fundo e o seu limite máximo. Geralmente, estas últimas duas informações são deixadas de lado na convenção, apesar de que são detalhes extremante importantes. Determinar o destino do fundo e o limite máximo de arrecadação, garante um aproveitamento mais eficiente da reserva, além de trazer a tranquilidade aos moradores ao saberem exatamente o que será feito com este dinheiro extra que é pago todo mês.

Além do fundo de reserva, outros fundos podem ser criados e estipulados na convenção do condomínio. Alguns destes exemplos são: fundo de obras, utilizado para melhorias de infraestrutura e o fundo de equipagem, para a compra de materiais e acessórios utilizados no condomínio.

3. Defina um período para realizar as análises

Assim que você tiver todos os dados registrados no fluxo de caixa do condomínio, você deve estipular um período para a análise destes dados. Através desta análise, você poderá tomar as decisões financeiras em relação aos problemas identificados ou criar estratégias para otimização dos gastos.

Este período não é fixo. Você deve escolhê-lo de acordo com a sua necessidade ou disponibilidade, desde que não deixe de acompanhar corretamente a situação financeira do condomínio. O período de análise mensal costuma ser bastante utilizado, pois este é o suficiente para ter uma boa base para análises e tomadas de decisões estratégicas.

4. Atualize as informações

É extremamente importante manter todas as informações presentes no fluxo de caixa do condomínio SEMPRE atualizadas. Fique atento ao aumento de salários, compras com descontos sazonais, reajustes em contratos, etc. Esta é uma forma de evitar qualquer tipo de erro de análise ou surpresas futuras.

5. Invista

Sobrou algum dinheiro? Depois de pagar todo mundo e ter feito uma reserva, o ideal é investir o que sobrou. O fluxo de caixa do condomínio permite que até mesmo a quantia que sobrou seja utilizada como investimento para gerar mais patrimônio ao condomínio. O ideal é um título de capitalização ou fundo de investimento que possa render juros ao condomínio. Sabendo administrar corretamente as finanças, é possível garantir um fluxo de caixa favorável e uma vida financeira tranquila.

6. Planilha de gestão de fluxo de caixa para download

Sabemos o quanto pode ser difícil realizar todo este planejamento a partir do zero. Sendo assim, falamos com os nossos parceiros da 4blue,  especialistas em consultoria empresarial, que criaram uma planilha de gestão financeira para auxiliar o síndico a montar o seu próprio fluxo de caixa de uma maneira bem mais simples e prática. Baixe ela agora clicando aqui!

fluxo de caixa do condomínio

Nela, você poderá registrar todas as entradas e saídas do caixa do condomínio, além de fazer um registro detalhado dos custos. A ferramenta é didática e intuitiva, resolvendo assim os problemas e dificuldades que o síndico encontra durante a gestão financeira do condomínio.

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